Tìm hiểu công cụ NCKH: Power BI

1. Power BI là gì? 

1.1. Khái niệm

Được phát triển vào năm 2013, Power BI là công cụ phân tích và trực quan hoá dữ liệu nổi bật hàng đầu của Microsoft.

 

Theo định nghĩa của tập đoàn “cha đẻ”, Power BI là một bộ tổng hợp các dịch vụ, ứng dụng và kết nối trong lĩnh vực phân tích dữ liệu giúp bạn kết nối và chuyển đổi dữ liệu từ các nguồn không liên quan – như bảng tính Excel hoặc một tập hợp các kho dữ liệu trên đám mây – thành một tổ hợp thông tin trực quan và dễ tương tác, đồng thời dễ dàng chia sẻ chúng với các đối tượng khác.

 

Hiểu theo cách đơn giản hơn, Power BI được sử dụng để thu thập dữ liệu từ hàng trăm nguồn khác nhau như Excel, website, cơ sở dữ liệu, phương tiện truyền thông xã hội,… sau đó phân tích và thể hiện chúng dưới dạng các biểu đồ, trang báo cáo dữ liệu trực quan.

 

Theo Gartner, Power BI được coi là công cụ phân tích dữ liệu tốt nhất thế giới.

 

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Power BI?

 

Càng ngày, doanh nghiệp càng cần phải làm việc nhiều hơn với dữ liệu (data). Dù quy mô doanh nghiệp của bạn là lớn hay nhỏ, dữ liệu luôn đóng vai trò quan trọng trong quá trình phát triển và định hướng sự thành công. Đặc biệt, trong bối cảnh cuộc cách mạng về công nghệ số đang bùng nổ, data được coi là một nguồn tài nguyên vô giá.

 

Power BI là một trong các công cụ hỗ trợ đắc lực nhất cho việc phân tích và trực quan hoá dữ liệu thành các dashboard. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tăng cao hiệu suất làm việc, mà còn ra quyết định sáng suốt hơn dựa trên dữ liệu (data-driven), nâng cao vị thế trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh.

 

1.2. Các ứng dụng thuộc Power BI

Power BI bao gồm ba ứng dụng chính: 

 

Power BI Desktop: Là ứng dụng cho nền tảng Windows giúp bạn tạo và chỉnh sửa báo cáo, biểu đồ từ nhiều nguồn khác nhau.

Power BI Service (hay còn gọi là Power BI Web): Là dịch vụ phân tích dữ liệu trực tuyến dạng SaaS (Software-as-a-Service), giúp bạn xuất báo cáo, chia sẻ, quản lý và tương tác với các dữ liệu trực tuyến.

Power BI Mobile: Là các ứng dụng di động cho cả hệ điều hành Windows, iOS và Android, cho phép bạn xem và tương tác với các báo cáo Power BI trên điện thoại hoặc máy tính bảng mọi lúc, mọi nơi.

1.3. Các thành phần của Power BI

Để hiểu và sử dụng Power BI hiệu quả nhất, bạn nên làm quen với 4 thành phần chính sau đây của Power BI:  

 

Power BI Query: Là công cụ tập hợp và liên kết các dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau để tiền xử lý và chuyển đổi trước khi nhập vào báo cáo

Power BI Pivot: Là công cụ chọn lọc và cắt giảm dữ liệu trong báo cáo Power BI trước đó để tạo ra các bảng tổng hợp, biểu đồ và báo cáo tương tác phù hợp

Power BI Report Builder: Là công cụ độc lập để tạo báo cáo theo mẫu có định dạng sẵn để in hoặc chia sẻ trong Power BI Service

Power BI Report Server: Là một máy chủ báo cáo tại chỗ cho phép xuất báo cáo Power BI từ Power BI Desktop và chia sẻ trong nội bộ.

2. Power BI sở hữu các tính năng vượt trội như thế nào?

Mệnh danh là một trong những tổ hợp công cụ với đa nền tảng và có độ khả dụng cao, Power BI sở hữu nhiều tính năng vượt trội, đáp ứng được nhu cầu sử dụng của người dùng: 

 

2.1. Kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn

Power BI cho phép kết nối và truy xuất dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm cả cơ sở dữ liệu trực tuyến và ngoại tuyến. Một số nguồn phổ biến thường dùng là bảng tính Excel, cơ sở dữ liệu đám mây Azure SQL Database, dịch vụ web Google Analytics,..

 

Nhờ việc tổng hợp dữ liệu từ các nguồn khác nhau, bạn sẽ dễ dàng có được góc nhìn từ bao quát tới chi tiết về mọi khía cạnh của doanh nghiệp.

 

2.2. Làm sạch, chuyển đổi và chuẩn hóa dữ liệu

Trước khi đưa vào báo cáo phân tích, Power BI sẽ thực hiện làm sạch và chuyển đổi dữ liệu. Cụ thể, Power BI Query có khả năng thực hiện nhiều thao tác phức tạp như lọc dữ liệu, xóa thông tin trùng lặp, chuyển đổi định dạng, tạo bảng tính toán,… Nhờ đó, dữ liệu kết quả trả về sẽ có độ chính xác cao, đầy đủ và phù hợp để phân tích.

 

2.3. Trực quan hóa dữ liệu 

Sau khi được làm sạch, nếu các dữ liệu không được thể hiện ra một cách rõ ràng, dễ hiểu thì thực sự lãng phí. Tính năng khiến Power BI trở nên thân thiện và đa dụng trong nhiều doanh nghiệp chính là khả năng cung cấp nhiều loại biểu đồ và đồ thị trực quan, để hiển thị dữ liệu một cách đơn giản và dễ hiểu cho người dùng. 

 

Trên Power BI, bạn có thể nhanh chóng tạo ra các loại biểu đồ cột, biểu đồ đường, biểu đồ tròn cùng vô số loại biểu đồ khác để thể hiện xu hướng thay đổi, so sánh sự khác biệt,… của dữ liệu.

 

2.4. Phân tích dữ liệu theo thời gian thực

Power BI có thể kết nối với các nguồn dữ liệu hỗ trợ truy vấn trực tiếp và cập nhật các báo cáo theo thời gian thực (real-time). Với các nguồn dữ liệu khác, Power BI cung cấp tính năng cập nhật dữ liệu tự động theo lịch trình. Bạn có thể thiết lập lịch “F5” dữ liệu định kỳ theo giờ, theo ngày hoặc bất kỳ chu kỳ nào mong muốn.

 

Tính năng này đặc biệt hữu ích để theo dõi các chỉ số hiệu suất của doanh nghiệp, để đưa ra đánh giá chính xác, phát hiện những điểm bất thường và ra quyết định kịp thời dựa trên dữ liệu.

 

2.5. Trao đổi ngôn ngữ tự nhiên

Power BI có khả năng xử lý ngôn ngữ tự nhiên, cho phép người dùng đặt câu hỏi về dữ liệu bằng ngôn ngữ giao tiếp hàng ngày. Với tính năng Q&A, bạn chỉ cần gõ câu hỏi, Power BI sẽ đưa ra câu trả lời hữu ích dựa trên dữ liệu trong báo cáo. Điều này giúp người dùng dễ dàng khám phá dữ liệu một cách nhanh chóng và thuận tiện, không cần phải biết về các công cụ phức tạp hoặc ngôn ngữ truy vấn đặc biệt.

 

2.6. Hợp tác và chia sẻ 

Power BI tạo điều kiện cho việc hợp tác và chia sẻ dữ liệu. Bạn có thể xuất các báo cáo và dashboard của mình lên Power BI Service để chia sẻ chúng một cách an toàn với đồng nghiệp hoặc các bên liên quan bên ngoài doanh nghiệp. Power BI cũng hỗ trợ hợp tác thời gian thực, cho phép nhiều người dùng làm việc trên một báo cáo tại cùng một thời điểm, giúp dễ dàng hợp tác và đồng thuận về thông tin phân tích.

 

2.7. Truy cập trên thiết bị di động

Thông qua Power BI Mobile trên thiết bị di động, bạn có thể dễ dàng truy cập vào các báo cáo và dashboard của mình để xem, tương tác và chia sẻ thông tin phân tích. Tính năng tiện lợi này giúp người dùng kết nối và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu bất kỳ lúc nào, ở bất kỳ đâu.

3. Hướng dẫn sử dụng Power BI

3.1. Bắt đầu sử dụng

Power BI là một phần mềm được phát triển Microsoft, do vậy bạn cần sử dụng máy tính chạy Windows để có thể cài đặt ứng dụng Power BI Desktop. Sau khi cài đặt xong, bạn đăng nhập tài khoản của mình vào hệ thống Power BI Service. Đây là dịch vụ dựa trên mô hình điện toán đám mây, giúp bạn có thể lưu trữ và chia sẻ các báo cáo một cách dễ dàng. 

Chi tiết cách cài đặt, các bạn xem tại link dưới đây:

https://unitrain.edu.vn/huong-dan-cai-dat-power-bi-desktop/

 

3.2. Kết nối và xử lý dữ liệu

Sau khi hoàn thành bước cài đặt Power BI Desktop, bạn có thể bắt đầu kết nối đến những nguồn dữ liệu khác nhau: bảng tính Excel đã lưu trữ sẵn, các cơ sở trên nền tảng điện toán đám mây hoặc on-premises. Từ đó, bạn có thể bắt đầu xử lý hoặc chuyển đổi dữ liệu bằng các thao tác như lọc, kết hợp, làm sạch,… tùy theo nhu cầu của báo cáo. 

 

3.3. Xây dựng các biểu đồ và trang báo cáo

Power BI Desktop sẽ cung cấp nhiều công cụ và tính năng giúp bạn trực quan hoá dữ liệu, tạo ra các biểu đồ theo dạng đường, cột,… Nhờ giao diện thân thiện cùng các tính năng dễ dùng, bạn có thể bắt đầu xây dựng những phần báo cáo đầu tiên tuỳ theo kiểu dữ liệu và bộ lọc thông tin khác nhau. 

 

3.4. Chia sẻ báo cáo

Sau khi hoàn thành bản báo cáo, bạn sẽ dùng tới Power BI Service để chia sẻ chúng cho những người khác. Những thao tác với file báo cáo như như tải file dưới dạng tệp PowerPoint, PDF, hoặc các định dạng ảnh đều được thực hiện dễ dàng. 

 

Hoặc nếu bạn chỉ muốn lưu trữ lại những bản báo cáo đó, Power BI Service cũng sẽ hỗ trợ bạn thông qua hệ thống lưu trữ đám mây, từ đó, bạn có thể phân quyền truy cập và chia sẻ báo cáo với những người liên quan trong tổ chức của mình.